Dokumentenverwaltung (DMS)
KuferSQL beinhaltet eine umfangreiche Dokumentenverwaltung für alle ausgehenden Texte. Word-Anschreiben, Excel-Dateien, Mails und SMS, die in KuferSQL erstellt bzw. versendet wurden, werden automatisch mit Datum, Uhrzeit und Benutzerkürzel in der Dokumentenverwaltung des jeweiligen Datensatzes (Teilnehmer, Dozent, sonst. Adresse, Kurs) gespeichert. Für spezielle Dokumente stehen zusätzliche Management-Tools zur Verfügung wie z. B. für das Rechnungscenter und für das Mahncenter.
Integration in ein Standard-Dokumentenmanagementsystem
Die Integration in das Dokumenten-Management-System (DMS) enaio von Optimal Systems liefert darüber hinaus die Ergänzung für alle eingehenden Dokumente:
- Scannen und Buchen aller Anmeldungen, die per (Papier-) Anmeldung eingehen.
- Scannen und Zuordnen aller Eingangsbelege wie z. B. Rechnungen von Lieferanten, Lebensläufe von Dozenten oder Ermäßigungsberechtigungen von Teilnehmern.
- Ablage und Zuordnung aller eingehenden E-Mails zu Ihren Datenbeständen.
- integrierte Archivierung aller unabhängig von KuferSQL in Office erstellter Dokumente und automatisierte E-Mail-Archivierung
- Dokumentenverwaltung im Web-Portal
Vorteile eines DMS
Wird ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS) in KuferSQL über eine Schnittstelle integriert, bringt das viele Vorteile mit sich, wie z. B.:
- hohe Sicherheit (sogenannte Revisionssicherheit), da die im DMS abgelegten Dokumente gegen nachträgliche Veränderungen geschützt werden;
- höhere Effizienz beim Arbeiten mit den abgelegten Dokumenten (da z. B. in den Metadaten eine Verschlagwortung erfolgen kann);
- Letztendlich kann gesagt werden, dass ein DMS in der Funktionalität und im Punkt der Rechtssicherheit noch einen Schritt weiter geht als die reine Dokumentenablage.
Sollte KuferSQL in ein anderes DMS integriert werden, so bitten wir um Rücksprache zur Prüfung der Anforderungen.