Administrative Aufgaben binden wertvolle Ressourcen
Wer Bildungseinrichtungen von innen kennt, weiß, dass ein erheblicher Teil der Arbeitszeit nicht in die pädagogische Arbeit fließt, sondern in Verwaltungsprozesse. Anmeldungen erfassen, Wartelisten pflegen, Bescheinigungen ausstellen, Statistiken zusammenstellen, die Liste ist lang.
Die OECD-Studie TALIS 2024, die weltweit größte Befragung von Lehrkräften und Schulleitungen, bestätigt das Bild. Im OECD-Durchschnitt verbringen Lehrkräfte rund 3 Stunden pro Woche allein mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben. In einigen Ländern wie Südkorea oder Australien sind es 5 bis 7 Stunden. Dabei erfasst TALIS nur die Lehrkräfte selbst. Für das hauptamtliche Verwaltungspersonal in Volkshochschulen, Bildungswerken und Sprachschulen, das Kursplanung, Teilnehmermanagement und Fördermittelabrechnung abwickelt, dürfte der Anteil deutlich höher liegen.
In der deutschen Erwachsenenbildung kommt erschwerend hinzu, dass viele Prozesse noch über Excel-Listen, E-Mail-Vorlagen und manuelle Dateneingabe laufen. Das bindet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit.
Was KI in der Verwaltung konkret leisten kann
McKinsey schätzt in einer aktuellen Analyse (November 2025), dass heute verfügbare KI-Technologien theoretisch Tätigkeiten automatisieren könnten, die rund 57 % der Arbeitsstunden in den USA ausmachen. Dies gilt vor allem für regelbasierte, textlastige und wiederkehrende Aufgaben. Branchenübergreifend berichten Unternehmen von Kosteneinsparungen zwischen 20 und 30 % durch gezielte Prozessautomatisierung.
Für Einrichtungen der Erwachsenenbildung ergeben sich daraus ganz konkrete Anwendungsfelder:
- Teilnehmermanagement und Kommunikation: Automatisierte Anmeldebestätigungen, Wartelistenverwaltung und Erinnerungen an Kurstermine entlasten das Sekretariat erheblich. Standardanfragen können durch KI-gestützte Textvorlagen schneller und einheitlicher beantwortet werden.
- Texterstellung und Dokumentation: Kursausschreibungen, Informationstexte für das Programmheft oder die Website, Teilnahmebestätigungen und Zertifikate. All das sind wiederkehrende Textaufgaben, bei denen KI den Erstellungsprozess deutlich beschleunigen kann.
- Auswertung und Berichtswesen: Ob Teilnehmerstatistiken für den Träger, Auslastungsberichte oder die Aufbereitung von Fördermittelabrechnungen — KI kann Daten strukturieren, zusammenfassen und in berichtsfertige Formate bringen.
- BAMF-Berichtswesen und Fördermittel: Gerade für Träger von Integrationskursen ist der administrative Aufwand durch Dokumentationspflichten, Abrechnungen und Nachweisführung besonders hoch. KI-gestützte Automatisierung kann hier gezielt entlasten.
Barrierefreiheit als zusätzlicher Hebel
Neben der reinen Effizienzsteigerung eröffnet KI auch neue Möglichkeiten, Bildungsangebote zugänglicher zu machen. Komplexe Formulare, lange Texte oder eingeschränkte Sprachkenntnisse stellen für viele Teilnehmende Hürden dar.
KI kann hier unterstützen, etwa durch automatische Übersetzung in Leichte Sprache, mehrsprachige Kursübersichten, Vorlesefunktionen oder automatisch generierte Untertitel für Informationsmaterialien. So lassen sich nicht nur Prozesse effizienter gestalten, sondern auch Zugänge zur Weiterbildung verbessern und mehr Teilhabe ermöglichen.
Warum die richtige Software-Basis entscheidend ist
KI-gestützte Automatisierung wirkt am stärksten, wenn sie auf einer strukturierten Datenbasis aufsetzt. Wer Teilnehmerdaten, Kursinformationen und Abrechnungen bereits in einem integrierten System verwaltet, kann KI-Funktionen deutlich schneller und wirkungsvoller einsetzen als Einrichtungen, die mit Insellösungen und manuellen Prozessen arbeiten.
Genau hier setzt KuferSQL an. Als zentrale Plattform für Seminar- und Kursverwaltung bildet es die Grundlage, auf der intelligente Automatisierung, von der Teilnehmeranmeldung bis zur Fördermittelabrechnung, aufbauen kann.
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Quellen: - OECD, TALIS 2024 – The State of Teaching (2025) - McKinsey Global Institute, „Agents, robots, and us: Skill partnerships in the age of AI" (November 2025)
