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Externe Hotelbuchungen

Das Modul „Externe Hotelbuchungen“ ist sinnvoll für Seminaranbieter, die Teilnehmer und Dozenten für den Kursbesuch in örtliche Hotels einbuchen und liefert Auswertungen für die Buchungen und Kosten in einem Zeitraum, gesplittet auf die betroffenen Hotels.


Im Reiter „Dozenten“ beim Kursstamm existiert ein Reiter „Hotel / Essen“, mit dem für Dozenten externe Hotelzimmer gebucht werden können.

Aus diesem Bildschirm ist über das Lupensymbol ein Durchgriff auf die unter „Andere Adressen“ hinterlegten Hotels möglich. Die dort hinterlegten Preise für EZ (Einzelzimmer) und DZ (Doppelzimmer) werden zur Information angezeigt und bei der Auswahl der Zimmerkategorie als Preisvorschlag angezeigt. Das Zimmer kann mit Frühstück gebucht werden, für Raucher und eine Text-Info an das Hotel kann eingetragen werden. Ebenso kann eingetragen werden, ob der Dozent das Zimmer selbst bezahlt.


In der Anmeldemaske können sofort die Daten der Übernachtung des Teilnehmers erfasst werden. Damit können Beginn und Ende der Übernachtungen einer persönlichen Anmeldung bzw. einer Gruppe eingetragen werden.

Weitere Datenfelder:

  • Teilnahme am Frühstück - Infos zu Anreise und Abreise
  • das Hotel kann mit einem Durchgriff auf die anderen Adressen ausgewählt werden.
  • der Preis für das Hotel wird aus den Adressdaten übernommen, kann aber individuell abgeändert werden.
  • ebenso kann eingetragen werden, ob das Zimmer selbst bezahlt wird (mit späteren Auswirkungen auf die Rechnung)


Diese Daten können natürlich auch exportiert und in Excel verwendet werden.


Die Anreisedaten bzw. die Übernachtungsdaten können als Übersicht für alle Teilnehmer angezeigt werden. Dies erreicht man, indem man im Belegungsfenster rechts unten auf die Schaltfläche „A“ klickt und die entsprechende Übersicht „Aufenthalt“ auswählt.

Eine Einzelanzeige dieser Daten mit der Möglichkeit der nachträglichen Veränderung ist über die Schaltfläche „Aufenthalt“ im Detail-Bildschirm der Belegung gegeben.

Unter „Auswerten / Externe Hotelbuchungen“ können alle externen Hotelbuchungen ausgewertet werden, wobei auf bestimmte Kurse eingeschränkt werden kann, auf einen Zeitraum oder auf ein Hotel begrenzt werden kann, und gewählt werden kann, ob die Auswertung Teilnehmer oder Dozenten oder beide umfassen soll.

Die Angabe ist wahlweise mit Namen oder Summen je Hotel oder Kurs möglich. Neben der Zahl der Buchungen werden noch die damit verbundenen Kosten aufgeführt. Die Liste der externen Hotelbuchungen erfolgt im Querdruck und enthält folgende zusätzlichen Angaben:

  • Datumsangaben
  • Name, Vorname des Dozenten
  • Kursnummer
  • Kurstitel
  • Name und Adresse des Hotels
  • Anzahl der Übernachtungen

Ein Export zur weiteren Bearbeitung in Excel für alle Auswertungsmöglichkeiten ist gegeben.


Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am: 08.07.2015

 
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