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Kundenbericht: Steuer-Fachschule Dr. Endriss

Die Steuer-Fachschule Dr. Endriss GmbH & Co. KG (www.steuerfachschule.de), eine Tochter der Amadeus Fire AG, ist die bundesweit größte Spezialschule für Fort- und Weiterbildung im Steuer-, Rechnungswesen und Controlling.

Sie führt mit Sitz der Verwaltung in Köln verteilt über das gesamte Bundesgebiet Schulungen durch und verwaltet diese seit über 10 Jahren (beginnend noch mit der DOS-Version) aktuell mit der 25-User-Lizenz von SQL-BASys.

Die Steuerfachschule erstellt dabei für bis zu 400 Lehrgangstermine monatlich alle Lehrgangsunterlagen (Schulungsmaterialien, Skripte, Aufgaben- und Lösungssammlungen, individuelle Handouts) im hauseigenen Druck-Center. Dieses produziert gegenwärtig ein Druckvolumen von ca. 1,6 Mio. Seiten pro Monat. Pro Lehrgangstermin werden oft bis zu 15 Dokumente mit durchschnittlich 60 Seiten an jeden Teilnehmer (30 bis 70 Kurse) ausgehändigt. Das Lehrgangsmaterial der Steuer-Fachschule hat höchste Qualitätsansprüche zu erfüllen und ist jederzeit auf dem aktuellen Stand zu halten - gerade in gesetzesintensiven Themengebieten.

Um diesen Druck und den anschließenden Versand der Lehrgangsunterlagen, der jeweils tagesaktuell und zeitgerecht zu erfolgen hat, elektronisch zu steuern, hat die Firma TG Consulting GmbH (www.tgconsulting.de) für die Steuer-Fachschule eine integrierte Lösung für ein durchgängiges Management aller Lehrgangsmaterialien und deren Druck (print-on-demand) auf Basis von SQL-BASys und dem Dokumenten-Management-System DocuShare der Fa. Xerox geschaffen.

Der Prozess der Erstellung, Prüfung, Überarbeitung, Freigabe, Verwaltung, Druckvorbereitung und Druckauftrags-Erstellung unterliegt aufgrund der hohen Qualitäts- und Aktualitätsanforderungen sowie der großen Anzahl und Komplexität von Kursen einem hohen Zeitdruck. Darüber hinaus stellt das hochqualitative Unterrichtsmaterial einen der wesentlichen Werte des Unternehmens dar. Diesen Prozess effizienter zu gestalten sowie das immaterielle Kapital des Unternehmens zu sichern, waren wesentliche Beweggründe, die ausschlaggebend für die Einführung eines in den Prozess integrierten Dokumenten-Management- und Print-on-demand-Systems gewesen sind.

Die integrierte Lösung aus Kursverwaltung, Dokumenten-Management und Print-Job-Steuerung bildet den bisher rein manuell mittels Kopiersystemen realisierten Prozess vollständig digital ab.

Dokumenten-Management:

  • Organisation aller Lehrgangsmaterialien in einer hierarchischen Ordnerstruktur konform zur Lehrgangs-Systematik
  • Abbildung des Erstellungsprozesses von Lehrgangsmaterialien inkl. Prüfung und Freigabe
  • Verwaltung weiterer interner Informationen, wie Dozenten-Akten (Bewerbungen) oder Marketingmaterialien
  • Trennung von Originaldokumenten und Druckvorlagen
  • Erstellung von einheitlichen Druckvorlagen als PDF-Dateien
  • Erfassung umfangreicher Metadaten je Dokumentenart zur automatisierten Extraktion je Druck-Auftrag
  • Parallele Nutzung von webbasierter und Windows-basierter Anwendungsoberfläche

Kursverwaltung:

  • Pflege aller Kurs-Stammdaten sowie Teilnehmerstammdaten im SQL-BASys-System
  • Führendes System für die Definition der Kursschlüssel und Kursinhalte

Produktionssystem (Print-on-demand):

  • webbasiertes System zur teilautomatisierten Erstellung von Druckaufträgen für das Lehrgangsmaterial
  • nahtlose Integration in die Oberfläche des Dokumenten-Management-Systems
  • Selektion aller aktuell anstehenden Lehrgangstermine und übersichtliche Darstellung aller relevanten Stammdaten je Termin
  • Automatisiertes Vorschlagen relevanter Lehrgangsmaterialien auf Basis der Kursschlüssel und der Metadaten je Dokument / Dokumentenstruktur
  • Teilautomatisiertes Zusammenstellen von Druckaufträgen je Lehrgangstermin
  • Errechnung der erforderlichen Druckauflage aus den aktuellen Anmeldezahlen in der Kursverwaltung
  • Aufbereitung der Druckdokumente zu Druckaufträgen inkl. aller Layout-Informationen
  • Ansteuerung der digitalen Druckstraße (Digimaster der Fa. Nexpress)
  • Vollständige Status-Verfolgung aller Druckaufträge
  • Integrierte eMail-Benachrichtigung an Dozenten über gedrucktes Lehrgangsmaterial
  • Nachdruck- und Auftrags-Kopie-Funktionen
  • Quantitative Analyse des gesamten Produktionsprozesses

Ansichten der Lösung:

1. Startseite des Dokumenten-Management-System "DocuShare"
2. Verwaltungsstrukturen der Lehrgangsmaterialien
3. Hierarchische Ablagestruktur gemäß der Logik des Kurssystems
4. Metadaten-Strukturen eines Dokuments (Lehrgangsmaterial)
5. Selektionsliste anstehender Kurstermine im Produktionsmodul (Print-on-demand)
6. Teilautomatisierte Zusammenstellung der Dokumente eines Druckauftrages
7. Details eines Druckauftrages – Auflage, Druckzeit,...
8. eMail-Benachrichtigung an den zuständigen Dozenten über gedrucktes Material
9. Status-Übersicht über einen Druckauftrag

Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am: 29.05.2006

 
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