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Erfahrungsbericht zur E-Post-Schnittstelle zur Business Box:

Wir haben den Pilotanwender für den Einsatz der E-Post-Schnittstelle, Hr. Schumacher als Leiter der Kath. Bildungsstätte Arnsberg, um einen Erfahrungsbericht gebeten.

Hr. Schumacher ist im Erzbistum Paderborn der zuständige Ansprechpartner für KuferSQL in allen Bildungsstätten des Bistums.

 

Herr Schumacher: hier mein Erfahrungsbericht zur E-Post-Schnittstelle:

Nachdem wir die E-Post-Business-Box schon vorher ca. 3 Monate ohne die Schnittstelle im Einsatz hatten (was natürlich auch geht), hat die von der Fa. Kufer zur Verfügung gestellte Schnittstelle die E-Post-Nutzung noch einmal komfortabler und benutzerfreundlicher gemacht.

Wir versenden über E-Post Prenotification, Rechnungen und Mahnungen, Bestätigungen,  Absagen und allgemeine Schreiben, alles als Einzel- und Serienbrief, je nach Bedarf!

Wir benutzen E-Post-fähige Word-Vorlagen (mit eingebautem Briefkopf). Diese mussten (natürlich) vor dem Einsatz der Business-Box einmalig eingerichtet werden (unabhängig von der Schnittstelle).

Durch die Schnittstelle muss/kann man jetzt noch E-Post-Vorlagen innerhalb von KuferSQL als solche definieren bzw. kennzeichnen.

Jede E-Post-Vorlage kann aber auch ganz normal benutzt werden. Dadurch ist es möglich aber nicht notwendig, unterschiedliche Vorlagen für verschiedene Versandwege zu hinterlegen!

Durch die Hinterlegung bei der Vorlage, dass diese Vorlage ein E-Post-Brief ist, ist der Bedienaufwand für den Workflow bis zur Versendung deutlich reduziert. Dies ist ein Vorteil, der allerdings impliziert, dass man den Brief nicht mehr in Word sieht, wenn er fertig ist, sondern nur noch als pdf-Dokument in der Business Box..... Es bedarf also sauberer Vorlagen bzw. sauberer Bearbeitung einer Vorlage, wenn sie vor dem Versand in Word noch bearbeitet wird. 

Ist es so, dass bei Versand von Serienbriefen bisher der gesamte Serienbrief bei jedem TN oder Dozenten gespeichert werden musste  (wenn man nicht mehrere Wordinstanzen aufmachen wollte bzw. jeden Brief einzeln drucken bzw. per E-Post versenden wollte), so bewirkt die Schnittstelle, dass automatisch jeder einzelne Brief des Serienbriefversandes bei dem Adressaten gespeichert wird, zu dem er auch gehört. Dies ist natürlich eine deutliche Verbesserung!

Insgesamt sind alle Verwaltungsmitarbeiterinnen dankbar, dass wir E-Post nutzen, und sie erleben die Schnittstelle als zusätzliche Verbesserung der Nutzung der Business-Box.

Ulrich Schumacher, Leiter der KBS Arnsberg


Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am: 19.05.2014

 
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