Zusatzmodul für SQL-BASys: Dokumentenablage für alle Formulare als PDF

Für alle Formulare wie Dozentenverträge, Rechnungen, Mahnungen, Zeugnisse, Bestätigungen usw., die als sogenannte fest definierte Reports direkt aus SQL-BASys ausgedruckt werden, kann eine 1:1 Kopie des erstellten Ausdruckes automatisch als PDF-Dokument abgespeichert werden.

Damit wird den gestiegenen Anforderungen des Gesetzgebers an Dokumentationspflichten und elektronische (10-jährige) Aufbewahrung von finanzrelevanten Schreiben Rechnung getragen.

In einer Zentralen Einstellung kann definiert werden, ob überhaupt eine PDF-Ablage geführt werden soll, für welche Dokumente (z. B. nur für Mahnungen) sie geführt werden soll und in welchem Datenverzeichnis die PDF-Dateien abzuspeichern sind.

Hinweis: die bereits bestehende Möglichkeit, eine Dokumentenverwaltung für alle Word-Anschreiben zu führen, ist von dieser Erweiterung unbetroffen und besteht natürlich weiterhin. D.h. über Word erzeugte Dokumente werden weiterhin als DOC-Dateien und nicht zusätzlich als PDF-Dateien abgelegt.

Die so im PDF-Format gespeicherten Dokumente können bei den Stammdatenbildschirmen der Dozenten und Teilnehmer jederzeit nachgeschlagen, erneut aufgerufen und bei Bedarf noch einmal ausgedruckt werden.

Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am: 30.05.2007